Vybíráte místo pro uspořádání konference a nevíte, od čeho se odrazit? Pokud vám všechny nabídky pronájmu konferenčních prostor připadají podobné, čtěte dál. Dozvíte se, na co si dát pozor.
Dostatečná kapacita
Zúčastnili jste se někdy akce, na které bylo příliš mnoho lidí? Respektive mnohem více, než dovolovala kapacita sálu? Nic podobného by se na vaší konferenci stát nemělo, a proto předem svědomitě zvažte počet míst a raději si pronajměte o něco větší sál, než potřebujete.
Vhodné místo
V čem je lepší uspořádání konference v Praze než v menším městě? Metropole je sama o sobě prestižní, dobře dostupná, a navíc nabízí mnohem větší příležitosti pronájmu prostor.
Najít odpovídající pronájem konferenčních prostor v Praze není časově náročné. Přesto si dejte pozor, aby šlo o dostupnou adresu s možností parkování. Donutíte-li účastníky ztrácet čas hledáním zapadlého sálu někde na periferii Prahy, možná nakonec ani nedorazí. Pamatujte, že ne každý používá GPS!
Dobrou volbou jsou renomované hotely s možností ubytování pro případ, že by se akce protáhla na více dní. Jako příklad můžeme uvést čtyřhvězdičkový hotel Praha Belvedere s kapacitou pro 400 osob, kompletním technickým zázemím a cateringovými službami.
Technické vybavení
Řečník se neobejde bez ozvučení, flipchartu, projektoru, plátna a dalšího vybavení. To vše si lze zapůjčit zvlášť, ale obvykle je jistější použití osvědčené techniky v rámci pronájmu prostor. Nebudete se muset o nic starat a budete mít jistotu, že bude vše správně fungovat.
Jídlo a pití
Význam občerstvení nepodceňujte ani v případě minikonference s krátkou dobou trvání a malou účastí. Nenechte hosty o žízni a hladu – dostatek všeho zajití spokojenost a dobrou náladu, což jsou dva důležité předpoklady úspěšné akce. Budete-li mít možnost využít cateringových služeb, udělejte to. Odpadne vám spousta starostí se zařizováním.
